Регистрация и прохождение внутренних документов

83. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

83.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

83.2. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

83.3. Документы регистрируются один раз - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

83.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.

83.5. Регистрация внутренних документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, поступающие на рассмотрение руководителя ФМС России и его заместителей, распорядительные документы, протоколы, решения коллегиальных органов и переписка регистрируются в службе ДОУ.

83.6. Внутренние документы, создаваемые в центральном аппарате ФМС России, могут регистрироваться в структурных подразделениях.

83.7. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ.

83.8. Документы регистрируются в регистрационно-контрольной карточке - традиционных или электронных карточках, журналах.

83.9. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей ФМС России, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой либо тире.

83.10. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- указание по исполнению документа (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

83.11. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

- гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

- внутренняя переадресация документов по исполнителям;

- код по тематическому классификатору;

- ключевые слова;

- количество листов документа;

- наличие приложений;

- должностное лицо, поставившее документ на контроль;

- промежуточные сроки исполнения;

- перенос сроков исполнения;

- срок хранения документа;

- статус документа (проект, версия);

- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

83.12. Регистрация документов-ответов осуществляется в регистрационно-контрольной карточке инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

83.13. Передача документов между структурными подразделениями ФМС России осуществляется через службу ДОУ.