Документы, передаваемые по сети факсимильной связи

73. Факсограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста при помощи факсимильной аппаратуры, передается в основном с применением телефонных каналов с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и другие) и принимается в виде копии (факсимиле).

73.1. Факсимильная связь предназначается для оперативного обмена текстами документов и служебных материалов с последующим направлением документов на бумажных носителях.

73.2. Требования к составлению и оформлению сообщений, направляемых по факсимильной связи, определяются видом документа-подлинника (письмо, договор, протокол, и другое).

73.3. Информация, подлежащая передаче по факсимильной связи (текст, фотография, чертеж и другая), должна располагаться только в пределах ограничительной рамки факсимильной аппаратуры.

73.4. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего сообщение к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

73.5. Отправляемые по каналам факсимильной связи документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом либо написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными черными или темно-синими чернилами.

73.6. Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок.

73.7. Фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением.

В отправляемых документах со смешанным содержанием (фотография и текст) текстовая часть не должна быть бледнее фотографии.

73.8. Запрещается отправка по каналам факсимильной связи документов, подготовленных с использованием чернил красного, зеленого, желтого цветов; отпечатанных или написанных на красной, серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.

73.9. Объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать 5 листов.

73.10. Передача по факсимильной связи исходящих документов и принятые факсограммы учитываются в журнале учета факсограмм.

73.11. На копии исходящего документа, переданного по каналам факсимильной связи, или принятой факсограммы проставляется дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер телефона, по которому установлен факсимильный аппарат. Эти записи заверяются подписью сотрудника, ответственного за передачу (прием) факсограмм.

73.12. Принятая факсограмма докладывается руководителю, которому адресован исходящий документ, переданный по каналам факсимильной связи, и передается с указанием по исполнению документа исполнителю, о чем делается пометка в журнале учета факсограмм.

73.13. После получения оригинала документа, переданного по каналам факсимильной связи, сотрудником с принятой факсограммы на оригинал документа переносятся указания по исполнению документа и справки об исполнении документа.

73.14. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дело принятых факсограмм.