Работа исполнителя с документами

94. Устанавливаются следующие правила работы исполнителей с документами:

организация работы с документами в структурных подразделениях ФМС России осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя ФМС России, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц;

подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно;

документы, поступившие в структурное подразделение с указанием по исполнению документа руководства ФМС России, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

94.1. Сотрудники структурных подразделений в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в ФМС России;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа);

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

94.2. Предусматривается следующий порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе:

ответственность исполнителя и соисполнителей в подготовке проекта документа;

право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения;

порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю.

94.3. В случае отсутствия исполнителя - соисполнителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его руководитель обязан организовать передачу документов другому исполнителю (соисполнителю) по акту приема-передачи вновь назначенному сотруднику.

94.4. При необходимости исполнитель документа обязан внести руководству обоснованные предложения по изменению срока исполнения документа, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

94.5. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.