Регистрация поступающих документов

78. Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.

78.1. Документы регистрируются независимо от способа их доставки (приложение N 23, N 45, N 46, N 47, N 59).

78.2. Регистрация документов производится в пределах выделенных документопотоков. Например, в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в из вышестоящих органов власти, из территориальных органов ФМС России, обращения граждан, документы, поступившие от зарубежных корреспондентов и др.

78.3. На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа (при наличии свободного места) предоставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами. При его отсутствии отметка проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны документа. Штамп не должен налагаться на текст документа.

78.4. Соответствующие сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.

78.5. В целях регистрации и учета документов разрабатываются классификаторы (справочники):

структурных подразделений;

видов документов;

должностных лиц;

корреспондентов;

предметно-тематический (вопросов деятельности);

указаний по исполнению документа;

исполнителей;

результатов исполнения документов и др.

78.6. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и др. подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.