84. Подготовка и передача документов в архив СЭУ

84. Подготовка и передача документов в архив СЭУ.

84.1. В архив СЭУ передаются оформленные дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

84.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив СЭУ по истечении двухлетнего срока их хранения и использования в экспертном подразделении.

84.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив СЭУ, как правило, не подлежат. Они хранятся в экспертных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

84.4. Передача дел осуществляется по графику, установленному архивом, согласованному с руководителями экспертных подразделений и утвержденному приказом СЭУ.

84.5. В период подготовки дел экспертным подразделением к передаче в архив СЭУ его работник предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел СЭУ. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники экспертного подразделения обязаны устранить.

84.6. Прием каждого дела производится работником, ответственным за ведение архива СЭУ, в присутствии работника экспертного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за ведение архива СЭУ, и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив СЭУ передаются регистрационные картотеки документов или программные средства и базы данных в электронном виде, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

84.7. В случае ликвидации или реорганизации экспертного подразделения СЭУ его работник, ответственный за делопроизводство, в период проведения ликвидационных или реорганизационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела независимо от сроков хранения, оформляет их и передает в архив СЭУ в установленном порядке.