31. Постановка документов на контроль

31. Постановка документов на контроль.

31.1. Постановку поручений и документов на контроль осуществляет руководитель СЭУ своей резолюцией или заведующий подразделением делопроизводства при предварительном рассмотрении документов.

31.2. На документе, требующем исполнения, в правом верхнем углу подлинника ставится штамп "Контроль".

31.3. Документ со штампом "Контроль" после его рассмотрения руководителем СЭУ направляется исполнителю в структурное подразделение, а его копия остается в подразделении делопроизводства.

31.4. В подразделении делопроизводства на каждый контрольный документ в электронной базе данных или на бумажных носителях заводится контрольная карточка, в которой отражаются дата и входящий номер СЭУ, дата и содержание резолюции, срок его исполнения, наименование структурного подразделения - исполнителя и другая информация.

Контрольные карточки могут систематизироваться по срокам исполнения, исполнителям, группам документов.

32. Предварительный контроль исполнения документов осуществляется на основании контрольных карточек, направляемых исполнителям документов.

Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях СЭУ, на основании контрольных карточек обеспечивают исполнение документов в установленные сроки и информируют об исполнении подразделение делопроизводства.

33. По требованию руководителя СЭУ подразделение делопроизводства готовит справки об исполнении контрольных документов, представляет анализ состояния исполнительской дисциплины в СЭУ.

34. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов несут заместители руководителя СЭУ, руководители структурных подразделений, ответственных за их исполнение.

35. Снятие документов с контроля осуществляет подразделение делопроизводства.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручения по существу. Ответственный за делопроизводство работник делает отметку об исполнении документа в контрольной карточке, в которую он заносит номер исходящего документа, его дату, наименование адресата. Заполненная карточка передается в подразделение делопроизводства, работник которого вносит сведения об исполнении контрольного документа в электронную базу данных (бумажные контрольные карточки) и снимает его с контроля.