Прием и регистрация документов, поступивших в центральный аппарат Минюста России для предоставления государственной услуги (в том числе отказ в приеме документов)

44. Основанием для начала предоставления государственной услуги является представление в Минюст России документов, на которых Минюстом России удостоверяется подлинность подписи нотариуса и оттиска его печати.

45. Документы, на которых Минюстом России удостоверяется подлинность подписи нотариуса и оттиска его печати, представляются в Минюст России заявителем лично либо доставляются курьерской службой или направляются почтовой связью.

46. Датой представления документов является дата их регистрации в Минюсте России.

47. Прием и регистрацию документов осуществляет государственный служащий, уполномоченный принимать документы.

48. Государственный служащий, уполномоченный принимать документы, при поступлении документов устанавливает отсутствие оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 30 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административного действия - 3 минуты на каждый документ.

49. В случае установления оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 30 Административного регламента, государственный служащий, уполномоченный принимать документы, сообщает государственному служащему, уполномоченному на предоставление государственной услуги, об установленных основаниях для отказа в приеме документов в день представления документов.

50. Государственный служащий, уполномоченный на предоставление государственной услуги, рассматривает основания для отказа в приеме документов, установленные государственным служащим, уполномоченным принимать документы.

Максимальный срок выполнения административного действия - 3 минуты на каждый документ.

51. В случае принятия государственным служащим, уполномоченным на предоставление государственной услуги, решения об отказе в приеме документов государственный служащий, уполномоченный принимать документы, сообщает заявителю об установленных основаниях для отказа в приеме документов.

52. В зависимости от требования заявителя отказ в приеме документов осуществляется в устной либо в письменной форме.

53. По требованию заявителя государственный служащий, уполномоченный принимать документы, в устной форме разъясняет заявителю установленные основания для отказа в приеме документов, в том числе, как устранить обстоятельства, препятствующие принятию документов, а также информирует о порядке обжалования принятого решения об отказе и возвращает заявителю представленные документы.

Максимальный срок выполнения административного действия - 3 минуты на каждый документ.

54. По требованию заявителя государственный служащий, уполномоченный принимать документы, готовит проект письма заявителю об отказе в приеме документов.

В проекте письма государственный служащий, уполномоченный принимать документы, излагает установленные основания для отказа в приеме документов, разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие принятию документов, информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме документов.

Подготовленный проект письма с приложением документов государственный служащий, уполномоченный принимать документы, представляет на подпись государственному служащему, уполномоченному на предоставление государственной услуги.

55. Государственный служащий, уполномоченный на предоставление государственной услуги, подписывает письмо об отказе в приеме документов и передает государственному служащему, уполномоченному принимать документы.

56. По требованию заявителя государственный служащий, уполномоченный принимать документы, выдает письмо об отказе в приеме документов с приложением представленных документов заявителю на руки или передает в соответствующее структурное подразделение Минюста России для отправки по назначению.

57. Срок подготовки письма заявителю об отказе в приеме документов не должен превышать 1 рабочего дня со дня представления документов.

58. В случае отсутствия оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 30 Административного регламента, государственный служащий, уполномоченный принимать документы, вносит в журнал учета входящих документов, представленных для удостоверения подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати (приложение N 4 к Административному регламенту), запись о приеме документов, которая содержит:

порядковый номер записи;

дату приема документов;

данные о заявителе (фамилия и инициалы физического лица, реквизиты документа, удостоверяющего личность, наименование юридического лица, контактный телефон);

наименование и реквизиты (дата и номер нотариального действия) документов;

количество документов;

данные о нотариусе/лице, временно исполняющем обязанности нотариуса (фамилия и инициалы, наименование нотариального округа);

название государства предъявления документов;

фамилию и инициалы государственного служащего, принявшего документы.

Также допускается ведение в электронном виде журнала учета входящих документов, представленных для удостоверения подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати, в том числе с использованием автоматизированных информационных систем.

Максимальный срок выполнения административного действия - 3 минуты на каждый из представленных документов.

59. Государственный служащий, уполномоченный принимать документы, оформляет расписку о приеме документов, в которой указываются:

дата приема документов;

данные заявителя (фамилия и инициалы физического лица, наименование юридического лица);

количество представленных документов;

название государства предъявления документов;

порядковый номер записи в журнале учета входящих документов, представленных для удостоверения подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати, под которым зарегистрированы представленные документы;

дата выдачи документов и часы приема;

номер телефона, по которому заявитель в течение срока предоставления государственной услуги может узнать о стадии рассмотрения документов и времени, оставшемся до ее завершения;

фамилия и инициалы государственного служащего, принявшего документы, а также его подпись.

Расписка о приеме официальных документов может быть заполнена в электронном виде (в том числе с использованием автоматизированных информационных систем), с одновременной распечаткой расписки для передачи ее заявителю.

Максимальный срок выполнения административного действия - 3 минуты.

60. Государственный служащий, уполномоченный принимать документы, передает заявителю расписку.

61. Прием и регистрацию документов, доставленных курьерской службой или поступивших почтовой связью, осуществляет государственный служащий, уполномоченный принимать документы.

62. В случае отсутствия оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 30 Административного регламента, государственный служащий, уполномоченный принимать документы, вносит в журнал учета входящих документов, представленных для удостоверения подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати (приложение N 3 к Административному регламенту), запись о приеме документов, предусмотренную пунктом 58 Административного регламента.

63. При внесении записи о приеме документов в журнал учета входящих документов, представленных для удостоверения подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати, государственный служащий, уполномоченный принимать документы, делает отметку в графе 2 журнала о доставке документов курьерской службой или поступлении документов почтовой связью. В графы 3 и 7 журнала государственным служащим, уполномоченным принимать документы, вносятся сведения в соответствии с письменным запросом заявителя.

64. В случае установления оснований для отказа в приеме документов, доставленных курьерской службой или поступивших почтовой связью, государственный служащий, уполномоченный принимать документы, в срок, предусмотренный пунктом 57 Административного регламента, готовит проект письма об отказе в приеме документов, отвечающий требованиям, предусмотренным пунктом 54 Административного регламента.

Проект письма с приложением документов государственный служащий, уполномоченный принимать документы, представляет на подпись государственному служащему, уполномоченному на предоставление государственной услуги.

65. Государственный служащий, уполномоченный на предоставление государственной услуги, подписывает письмо об отказе в приеме документов и передает государственному служащему, уполномоченному принимать документы.

66. Государственный служащий, уполномоченный принимать документы, передает письмо об отказе с приложением документов в соответствующее структурное подразделение Минюста России для отправки по назначению.

67. После выполнения действий по приему и регистрации документов, поступивших для предоставления государственный услуги, государственный служащий, уполномоченный принимать документы, передает принятые документы государственному служащему, уполномоченному на подготовку удостоверительной надписи.

Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.