Получение и регистрация письменных обращений, обращений по факсимильной связи, обращений в форме электронного документа

Получение и регистрация письменных

обращений, обращений по факсимильной связи, обращений

в форме электронного документа

44. Основанием для начала административной процедуры является прием и регистрация уполномоченными сотрудниками секретариатов органов безопасности поступивших письменных обращений, обращений по факсимильной связи, обращений в форме электронного документа (далее - обращения, если не оговорено иное). Обращения, поступившие в форме электронного документа, передаются для регистрации в секретариаты органов безопасности на бумажном носителе.

45. Поступившие обращения регистрируются в книге учета письменных обращений (предложений, заявлений или жалоб), которая ведется уполномоченными сотрудниками секретариатов органов безопасности.

В каждом новом календарном году нумерация вновь поступивших обращений начинается с первого номера.

46. Каждому обращению присваивается регистрационный индекс, который состоит из начальной буквы фамилии автора обращения и порядкового номера (например, "Д-19", "С-63"), индекс коллективных и анонимных обращений содержит соответственно буквы "Кл" и "Ан". Обращениям с ограничительными пометками "Лично" или "Конфиденциально" дополнительно присваивается буквенное обозначение "Лп" ("Личный пакет", например, "Лп-В-15", при отсутствии данных об авторе - "Лп-15"). Обращениям может присваиваться расширенный индекс с указанием дополнительной буквы (например, обращениям по фактам коррупции - "Д-18-к", "Лп-С-20-к").

Штамп с регистрационным индексом проставляется на свободном месте первой страницы обращения. При получении письменных обращений с ограничительными пометками "Лично" или "Конфиденциально" штамп проставляется на конверте.

47. Регистрацию обращений, адресованных Директору ФСБ России, первому заместителю Директора ФСБ России, первому заместителю Директора - руководителю Пограничной службы ФСБ России, статс-секретарю - заместителю Директора ФСБ России, заместителю Директора ФСБ России - руководителю аппарата Национального антитеррористического комитета, заместителям Директора ФСБ России и руководителям служб ФСБ России, осуществляет Управление делами ФСБ России. Такие обращения в зависимости от их содержания передаются для доклада соответствующим должностным лицам и направляются в органы безопасности для решения по существу поставленных в них вопросов.

Необходимые сведения об обращениях заносятся в электронную базу данных Управления делами ФСБ России с оформлением справочно-контрольных карточек в электронном виде и на бумажных носителях. Из карточек формируется картотека, которая ведется в установленном порядке.

48. С целью соблюдения конфиденциальности обращений не подлежит разглашению посторонним лицам информация о факте обращения заявителя в орган безопасности и результатах рассмотрения его обращения.

Сведения о регистрационных номерах обращений предоставляются заявителям при их личном обращении в органы безопасности и предъявлении документа, удостоверяющего личность.

49. Началом срока рассмотрения обращений, поступивших в ФСБ России и переданных для исполнения в подразделения ФСБ России, считается день их регистрации в Управлении делами ФСБ России. Началом срока рассмотрения обращений, поступивших в иные органы безопасности, считается день их регистрации в соответствующих секретариатах.

50. После регистрации все обращения, а также необходимые документальные материалы (например, справки о предыдущих обращениях автора и результатах их рассмотрения, копии ранее направленных ответов и т.д.) передаются для предварительного рассмотрения руководителю, начальнику органа безопасности или соответствующему должностному лицу, который дает письменное поручение о порядке дальнейшего рассмотрения обращения.

Поручения (резолюции) по обращениям оформляются на отдельных листах. Лист резолюции должен содержать наименование органа безопасности, регистрационный индекс письменного обращения, текст резолюции с указанием ответственных исполнителей (при необходимости с конкретными предписаниями и датой исполнения), подпись и дату.