Прием и регистрация обращения

3.2. Основанием для начала административной процедуры приема и регистрации обращения является поступление обращения в Министерство.

3.2.1. Обращение принимается должностным лицом структурного подразделения Министерства, ответственного за делопроизводство.

3.2.2. Должностное лицо структурного подразделения Министерства, ответственное за прием письменного обращения гражданина:

- проверяет правильность адресования письма, бандероли или посылки (далее - корреспонденция) и их целостность;

- ошибочно поступившую корреспонденцию (не по адресу Министерства) возвращает на почту;

- вскрывает корреспонденцию, проверяет наличие в ней обращения гражданина (разорванные документы подклеиваются);

- в случае обнаружения в корреспонденции опасных или подозрительных вложений приостанавливает работу с ней до принятия руководством Департамента управления делами соответствующего решения;

- к обращению гражданина подкалывает под скрепку поступившие с ним документы и материалы, последним подкалывается конверт;

- в случае отсутствия в корреспонденции обращения гражданина прилагает к ее оболочке заверенный своей подписью и с указанием даты лист бумаги с текстом: "Письменного обращения нет";

- в двух экземплярах составляет акт об отсутствии обращения, который подписывается двумя должностными лицами структурного подразделения Министерства, ответственными за делопроизводство;

- аналогичный акт составляет в случае обнаружения в корреспонденции денежных знаков, ценных бумаг или предметов или недостачи упомянутых в обращении или вложенной описи документов и материалов;

- один экземпляр акта направляет отправителю корреспонденции, а второй приобщает к полученным документам.

3.2.3. Обращение в электронной форме, направленное гражданином в установленном порядке из личного кабинета пользователя Портала или с сайта Министерства, принимается должностным лицом структурного подразделения Министерства, ответственного за делопроизводство с использованием программно-технического средства.

3.2.4. Принятые в установленном порядке письменные обращения и обращение в электронной форме передаются на регистрацию в системе электронного документооборота.

3.2.5. Регистрацию обращений в системе электронного документооборота осуществляет должностное лицо структурного подразделения Министерства, ответственное за делопроизводство, в следующем порядке:

- вводит реквизиты обращения в регистрационную карточку системы электронного документооборота;

- создает в системе электронного документооборота электронный образ письменного обращения или переносит в системе электронного документооборота обращение, поступившее в электронной форме;

- присваивает обращению регистрационный номер;

- на подлиннике обращения или на сопроводительном письме к нему либо на распечатанном обращении, поступившем в Министерство в электронной форме, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставит штамп установленного образца с указанием регистрационного номера и даты регистрации и штрих-код.

3.2.6. Дальнейшая работа с обращением ведется в системе электронного документооборота в электронной форме. Подлинник обращения остается в структурном подразделении Министерства, ответственного за делопроизводство, до определения исполнителя государственной услуги.

3.2.7. Зарегистрированное обращение направляется на рассмотрение уполномоченному должностному лицу Министерства для определения исполнителя государственной услуги.

3.2.8. Все обращения граждан независимо от их формы подлежат регистрации в системе электронного документооборота в течение 3 рабочих дней с момента их поступления в Министерство.