Регистрация письменных обращений граждан в ФОМС

68. Регистрация обращений граждан, поступивших в ФОМС, производится работниками структурного подразделения ФОМС, ответственного за регистрацию обращений граждан, в базе данных "Канцелярия" в течение трех дней с даты их поступления.

69. Регистрация письменных обращений и Интернет-обращений граждан осуществляется работниками структурного подразделения ФОМС, ответственного за регистрацию обращений граждан, путем ввода необходимых данных об обратившихся гражданах и содержании их обращений в ФОМС.

70. На каждом письменном обращении проставляется регистрационный штамп, дата регистрации и регистрационный номер, кроме того, в структурном подразделении ФОМС, ответственном за регистрацию обращений граждан, каждое обращение регистрируется в регистрационной карточке учета (далее - РКУ), которая при сохранении документа автоматически формируется в базе данных "Обращения граждан" после внесения в регистрационную карточку резолюции председателя ФОМС и назначения ответственного исполнителя (начальника структурного подразделения).

Работники общего отдела ФОМС при регистрации проверяют установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений. При необходимости проверяют поступившие обращения на повторность.

Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же автора, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в РКУ делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений.

Повторными считаются обращения, поступившие в ФОМС от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:

если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению.

Не считаются повторными:

обращения одного и того же лица, но по разным вопросам;

обращения, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения.

Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные, но в РКУ делается отметка "Повторное".

В РКУ фамилия и инициалы автора обращения заполняются в именительном падеже.

Если обращение подписано двумя и более авторами, то в графе "Ф.И.О." указывается первый автор, например, Сидоров Б.В., два других автора (например, Петров А.А., Иванов В.В.). Такое обращение считается коллективным.

Коллективными считаются также обращения, подписанные членами одной семьи. В графе "Ф.И.О." пишется: Сидоровы, Петровы. Если указаны инициалы членов семьи, то отмечается: Сидоров И.И. и фамилии других членов семьи (Сидорова М.М.). В РКУ делается отметка "Коллективное".

Обращения граждан, в которых не указаны фамилия лица, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, признаются анонимными. Ответы на подобные обращения не даются.

В РКУ в графе "Ф.И.О." делается запись "Анонимное", а в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штемпелю.

Графа "Адрес" РКУ заполняется с соблюдением общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции порядка. При этом если указан почтовый индекс, то он также заносится в соответствующую графу РКУ.

Если адрес отсутствует и на конверте, и в тексте обращения, при определении региона проживания заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.

На зарегистрированном обращении или сопроводительном письме к обращению (при наличии), на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу или в свободном от текста поле проставляется штамп Управления делами установленного образца с указанием даты регистрации обращения в ФОМС и регистрационного номера обращения.

Текст зарегистрированного обращения может быть отсканирован и в электронном виде прикреплен к электронной РКУ.

71. Интернет-обращения, направленные гражданами на электронную почту ФОМС, в течение рабочего дня поступают в структурное подразделение ФОМС, ответственное за регистрацию обращений граждан, распечатываются на бумажном носителе, регистрируются в установленном порядке в базе данных "Канцелярия".

72. Прошедшие регистрацию обращения граждан в зависимости от содержания вопроса в тот же день направляются для рассмотрения председателю ФОМС, его заместителям или в соответствующее структурное подразделение ФОМС исходя из темы, указанной в обращении.

При этом в базе данных "Канцелярия" делается отметка о направлении обращения гражданина на рассмотрение.