7.1. Разработка и ведение номенклатурных дел

277. ФСИН России формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов. Разрабатывает и утверждает по согласованию с Федеральным архивным агентством перечень архивных документов, образующихся в процессе деятельности учреждений и органов УИС, с указанием сроков хранения.

278. Формирование документального фонда осуществляется структурными подразделениями путем составления номенклатуры дел ФСИН России (далее - номенклатура дел, если иное не оговорено особо), формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи в архив ФСИН России.

279. Номенклатура дел ФСИН России - ежегодно оформляемый в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, отражающих всю документационную деятельность структурных подразделений, а также личные дела, документы, присланные для сведения.

280. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

281. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет включительно) хранения.

282. Номенклатура дел составляется на основании Положения о ФСИН России, Регламента ФСИН России, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность ФСИН России, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в процессе деятельности ФСИН России.

283. В ФСИН России составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 20 к Инструкции) и ФСИН России (приложение N 21 к Инструкции).

Номенклатура дел в структурном подразделении составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом ФСИН России, управлением делами ФСИН России, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется до 1 октября текущего года в управление делами ФСИН России.

284. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в управление делами ФСИН России.

285. Номенклатура дел ФСИН России составляется управлением делами ФСИН России из номенклатуры дел структурных подразделений.

286. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают архив ФСИН России и Центральная экспертная комиссия ФСИН России (далее - ЦЭК ФСИН России).

287. Номенклатура дел ФСИН России (один раз в 5 лет) согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (далее - ЭПК Государственного архива Российской Федерации), в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности ФСИН России документы Архивного фонда Российской Федерации. Номенклатура дел, подписанная начальником Управления делами ФСИН России, согласовывается с ЦЭК ФСИН России и до 20 декабря текущего года утверждается директором ФСИН России. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года.

288. После утверждения номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписку из номенклатуры дел.

289. Номенклатура дел ФСИН России готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного хранения помещается в дело управления делами ФСИН России, второй используется в управлении делами ФСИН России как рабочий экземпляр, третий - применяется в архиве ФСИН России, четвертый направляется в Государственный архив Российской Федерации, с которым согласовывалась номенклатура дел ФСИН России. Рабочий экземпляр номенклатуры дел ФСИН России может вестись в управлении делами ФСИН России и в электронном виде.

290. В случае изменения функций и структуры ФСИН России номенклатура дел ФСИН России подлежит переработке и согласованию с ЭПК Государственного архива Российской Федерации.

291. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений.

292. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые направления служебной деятельности ФСИН России в соответствии с Положением о ФСИН России.

293. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:

а) В графе 1 "Индексы дел" проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс состоит из установленного в ФСИН России цифрового обозначения структурного номера (индекса) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в разделе, например: индекс дела 1-1, где 1 - структурный номер управления делами ФСИН России, 1 - порядковый номер заголовка дела "Федеральные конституционные законы, федеральные законы. Копии".

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дел для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

Для переходящих дел индекс дела сохраняется.

б) В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов документов или разновидностей документов, в заголовке дела указывается наименование видов документов, например: "Приказы ФСИН России по основной деятельности".

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и др.), вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слов "ФСИН России" или "структурного подразделения"; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанными последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (обзоры, сводки, аналитические справки, списки, доклады и т.д.), например: "Документы о командировках сотрудников управления (справки, докладные записки, акты и др.)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: "Переписка с территориальными органами ФСИН России по организационно-штатным вопросам".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка по финансово-хозяйственной деятельности" или "Переписка по вопросам отвода земельных участков и капитального строительства".

В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с Минюстом России по вопросам основной деятельности ФСИН России".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц указывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с архивами субъектов Российской Федерации по организации и ведению архивной работы";

если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: "Переписка с прокуратурой Красноярского края по вопросам содержания осужденных".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Годовые отчеты по финансово-хозяйственной деятельности ФСИН России" или "Полугодовые планы основных мероприятий ФСИН России", или "Квартальные планы работ управления".

Заголовок дела может быть дополнен следующими элементами:

наименование учреждения или органа УИС или других учреждений, органов и организаций, которым будут адресованы или от которых будут получены документы;

даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;

указание на составление дела из копий документов (если в деле подшиты только копии документов).

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем по необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

в) Графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется по окончании календарного года.

г) В графе 4 "Срок хранения дела, номера статей" указывается срок хранения дела, номера статей в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный номер N 18380) (далее - Перечень типовых документов), перечнем управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности учреждений и органов УИС, с указанием сроков хранения, утверждаемым приказом ФСИН России, или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве срок хранения;

д) В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о работниках, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для их продолжения.

Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

294. Закрытая номенклатура дел структурных подразделений текущего года представляется в управление делами ФСИН России до 15 марта следующего года.