5.12. Прием, обработка и отправка электронных документов

223. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота ФСИН России. Система электронного документооборота ФСИН России должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации <*>.

--------------------------------

<*> Пункт 41 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

224. При получении электронных документов работник управления делами ФСИН России, структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства, осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

Получение электронных документов должно проверяться в течение рабочего дня периодически с интервалом 10 - 20 минут.

При приеме электронных документов по каналам электрической связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

открыть электронный документ и убедиться в правильности его адресования;

проверить наличие сопроводительного письма, а также всех названных в документе приложений;

при поступлении электронного документа, содержащего нечитаемую информацию, или при отсутствии указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров направляется запрос о повторной передаче информации в адрес отправителя.

Работник управления делами ФСИН России, структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, допущенные к передаче (приему) документов, несут персональную ответственность за соблюдение требований приема-передачи документов по каналам электрической связи.

Абзац утратил силу. - Приказ ФСИН России от 07.03.2012 N 150.

Запрещается передавать в электронных сообщениях сведения, составляющие государственную тайну, и сведения с пометкой "Для служебного пользования".

После подписания документа запрещается внесение каких-либо изменений в его текст.

При передаче руководству ФСИН России поступивших электронных документов на рассмотрение, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям ФСИН России, а также отправке и хранении электронных документов вместе с ними передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью директора ФСИН России.

Регистрация электронного документа аналогична регистрации отправляемого документа на бумажном носителе с занесением в него номера документа и даты регистрации.

Контроль доставки отправленных электронных документов возлагается на работника управления делами ФСИН России, структурного подразделения, ответственного за делопроизводство, отправившего электронный документ. Контроль обеспечивается средствами электронной почты.

При отправке электронного документа обязательно указываются следующие реквизиты: адресат, дата документа, регистрационный номер документа, фамилия, инициалы и рабочий телефон работника, отправившего электронный документ.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410, N 31, ст. 4196; 2012, N 31, ст. 4470) заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.