4.15. Электронный документ

149. Составление, оформление и согласование электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, и оформляется по правилам, предусмотренным Инструкцией для документов на бумажных носителях.

В ФСИН России создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется директором ФСИН России на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов, утверждается директором ФСИН России по согласованию с Федеральным архивным агентством <*>.

--------------------------------

<*> Пункт 40 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

Документы, создаваемые в ФСИН России и (или) поступившие в ФСИН России на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

150. Для подтверждения подлинности электронных документов в ФСИН России используются электронные подписи.

Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Электронная подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота ФСИН России могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.

Электронные документы исполняются в офисных приложениях, предназначенных для создания и обработки документов, в форматах Open Document для офисных приложений и PDF (для хранения сканированных изображений).

Абзац утратил силу. - Приказ ФСИН России от 07.03.2012 N 150.

При направлении электронного документа более чем в 5 адресов составляется список к рассылке в установленном порядке.

Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются структурными подразделениями.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Документы, создаваемые в ФСИН России и поступающие в ФСИН России на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа). Подтверждение соответствия электронного образа документа его подлиннику осуществляется с помощью электронной подписи.

В целях учета и поиска документов в СЭД в соответствии с Правилами делопроизводства используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационную карточку документа.

В СЭД могут быть включены дополнительные сведения о документе:

наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа);

отметка о переносе срока исполнения документа;

срок хранения документа;

наименования приложений к электронному документу;

ключевые слова и др.

Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), проходят регистрацию в СЭД.

В соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754, электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.

СЭД предусматривает регистрацию (учет) документов и их включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по МЭДО.

При загрузке электронного сообщения в СЭД реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационной карточки документа, поступившего в электронной форме.