2.5. Определение сроков хранения документов

2.5.1. При определении сроков хранения видов документов в перечнях документов ведомств в первую очередь используются законы и иные нормативные правовые акты, где указаны сроки хранения соответствующих документов, и перечни типовых документов. Указанные в законодательных актах и типовых перечнях сроки хранения не могут быть снижены, повышение сроков хранения возможно в случае обоснования его особенностями работы ведомства.

При отсутствии в перечнях типовых документов выявленных в ведомстве видов документов определение сроков их хранения проводится путем изучения содержания документов, сопоставления их с другими документами. Определяется роль данного документа в решении конкретной задачи, повторение информации документа в других документах. При определении сроков хранения видов документов, отражающих отраслевые функции в установленной сфере деятельности, необходимо обратиться к ранее действовавшим перечням документов, ГОСТами и другим нормативам, проконсультироваться с профессионалами в данной сфере деятельности. Обязательно следует обратить внимание на правовые аспекты (подтверждение тех или иных прав, соблюдение сроков исковой давности и др.).

2.5.2. Как правило, по каждой функции выявляются: наиболее ценные документы и документы, конкретизирующие (дополняющие) информацию; документы, содержащие первичную и второстепенную информацию. Документы, содержащие основную информацию, относятся к постоянному или долговременному сроку хранения. Другие - к разным временным срокам хранения.

Отметка "ЭПК" ("ЦЭК", "ЭК"), проставляемая к сроку хранения, позволяет уточнить сроки хранения документов и после дополнительного просмотра в случае необходимости принять на хранение только отдельные ценные из них.

При определении сроков хранения особого внимания требуют "переписка" и "документы". В настоящее время переписка несет большую информационную нагрузку, чем это было ранее, когда справки, докладные записки, сведения и другие документы могли заменить ее по ряду вопросов. Переписка может оказаться единственной, заслуживающей постоянного срока хранения или отметки "ЭПК" в соответствующем разделе перечня. Обобщенное наименование "документы" характеризует группу документов, как правило, аналитических или информационных, и является основанием отнесения всей группы к одному определенному сроку хранения или применения отметки "ЭПК".

2.5.3. Целый ряд видов документов при дифференциации сроков хранения нуждается в пояснениях, которые приводятся в примечаниях к сроку хранения. Примечания содержат сведения: по видам документов; по определенным вопросам; по месту хранения документа; по времени исчисления срока хранения документа; по носителю документа. Особенно осторожно следует использовать примечание для указания вида носителя документа. Целесообразно указывать в примечании вид носителя документа только в исключительных случаях. В Указаниях (Общих положениях) по применению перечня раскрывается порядок определения носителя и соответствующие нормативные и распорядительные документы по этому вопросу. Примечания нумеруются арабскими цифрами. Номера примечаний ставятся к сроку хранения. При наличии отметки "ЭПК" ("ЦЭК", "ЭК") номер примечания ставится после срока хранения перед данной отметкой. В исключительных случаях, если дается пояснение общего характера, номер примечания может быть проставлен к виду документа.

2.5.4. Решение вопроса отбора дублетных документов в перечнях осуществляется через применение к виду документа специального текста с буквенным обозначением (а), б), в) и т.д.). В таких случаях через буквенные обозначения выделяются, как правило, а) документы по месту создания (разработки), утверждения и б) в других организациях; может быть дано и перечисление разновидностей документов или содержащихся в них вопросов. Применение вместо буквенных обозначений тире (-) не допускается.

2.5.5. Определение сроков хранения документов организаций в разных звеньях перечня проводится с учетом двух основных критериев: значимости вида документа и повторения его информации в других видах документов или в разных организациях.

2.5.6. Перечень документов ведомства оформляется в виде таблицы, имеющей графы: номер по порядку статьи перечня (графа N 1); вид документа (графа N 2); срок хранения документа (графа N 3); примечание (графа N 4). При этом, графа "срок хранения документа" (графа N 3) разбивается на более мелкие графы в соответствии с числом звеньев конкретного перечня, в каждой из которых указываются входящие в соответствующее звено виды организаций (приложение N 4).

2.5.7. Перечни документов имеют следующую структуру:

- Указания (Общие положения) по его применению;

- собственно перечень документов;

- список сокращений;

- указатель видов документов.

В отдельных случаях могут быть подготовлены и другие приложения, поясняющие содержание перечня, например, списки организаций, входящих в звенья перечня.