III. Делопроизводство по жалобам, представлениям, сообщениям и заявлениям

3.1. Делопроизводство по поступившим в адвокатское образование, в адвокатскую палату обращениям ведется отдельно от других видов делопроизводства.

3.2. В случае отзыва обращения его копия хранится вместе с заявлением об отзыве.

Таким же образом в делопроизводстве адвокатской палаты должны храниться копии материалов, возвращенных заявителю в случае отказа в возбуждении дисциплинарного производства (пункт 2 статьи 21 Кодекса профессиональной этики адвоката).

3.3. Прием и первичная обработка обращений осуществляется техническим персоналом адвокатского образования, адвокатской палаты.

Все обращения подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления.

Обращения, поступившие почтой или с личного приема, в день регистрации и проставления на них штампа с указанием даты регистрации передаются для рассмотрения руководителю адвокатского образования, президенту адвокатской палаты (лицам, их замещающим).

3.4. После разрешения обращения письменный ответ заявителю дается за подписью руководителя адвокатского образования, президента адвокатской палаты (лиц, их замещающих).

3.5. На коллективное обращение ответ дается лицу, чья фамилия в числе заявителей значится первой. При этом излагается просьба сообщить о результатах разрешения обращения другим авторам. В необходимых случаях по требованию лиц, подписавших обращение, ответы направляются всем адресатам.

3.6. Дубликаты обращений регистрируются под тем же входящим номером, что и первоначально поступившие обращения.

Дубликатами считаются обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу с одинаковым текстом, направленные различным адресатам и поступившие в адвокатское образование, адвокатскую палату.

3.7. Повторные, а также дополнительные обращения регистрируются под очередным порядковым номером.

Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:

- если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;

- если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

В этом случае на письме в свободном от текста месте проставляется отметка - "Повторно". О повторности делается также отметка в соответствующей строке журнала учета.

Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные обращения по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы.

Обращение автора по тому же вопросу с дополнительной информацией, поступившее до истечения срока разрешения ранее поступившего обращения, считается дополнительным.

3.8. Дубликаты, повторные и дополнительные обращения приобщаются к первичным обращениям.

Переписка с одним и тем же автором по одним и тем же вопросам может формироваться в отдельное дело.

Ответы на них даются со ссылкой на предыдущие ответы по первичным обращениям.

3.9. Ответ на обращение регистрируется в журнале учета исходящей корреспонденции в день его подписания руководителем адвокатского образования или адвокатской палаты.

3.10. Обращения (в необходимых случаях и конверты к ним), копии ответов заявителям, документы и иные материалы, связанные с разрешением обращений, формируются в отдельные дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в адвокатском образовании и адвокатской палате.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. Каждое обращение и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения и дополнительные документы подшиваются к данной группе документов.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

3.11. Законченные производством обращения хранятся в течение 3 лет. По истечении срока хранения подлежат уничтожению вместе с приложенными к нему документами, о чем составляется акт.

3.12. Ежегодно по окончании года (по решению руководителей адвокатской палаты или адвокатского образования - с иной периодичностью) проводятся анализ поступивших обращений и работа с ними, о чем составляется справка, копия которой направляется в Федеральную палату адвокатов к 15 февраля.

Результаты анализа могут быть использованы для совершенствования адвокатской деятельности, работы по рассмотрению и разрешению обращений и в иных целях.

Справка после рассмотрения ее руководителем адвокатского образования или президентом адвокатской палаты подшивается в делопроизводство по жалобам и иным обращениям за истекший год.