II. Передача на централизованное хранение документов, прошедших централизованную обработку с использованием ПК МВиП

2.1. Документы, указанные в пункте 1.8.1 Порядка, передаются на централизованное хранение объектами хранения типа "Документ". В одну архивную тару размещаются документы одного года образования документов, при этом допускается размещать документы различных сроков хранения.

2.2. Архивные тары с документами, передаваемые на централизованное хранение, должны соответствовать требованиям, указанным в пункте 3.1 Порядка.

2.3. Ответственность за соответствие количества и содержания тар, передаваемых на хранение по Акту приема-передачи тар, несет передающий на централизованное хранение НО или Филиал Учреждения.

2.4. НО для передачи на централизованное хранение документов, сканирование которых осуществлялось в АИС "Налог-3", а также документов, выданных во временное пользование и возвращаемых на централизованное хранение, выполняет следующие действия:

- осуществляет подготовку и комплектование тар с документами в соответствии с порядками, регламентирующими передачу документов на централизованную обработку средствами ПК МВиП;

- осуществляет проверку содержимого тары путем сопоставления информации о скомплектованных в тару объектах хранения с фактическим содержимым тары на предмет выявления отсутствующих, либо наличия неучтенных объектов хранения;

- наносит на торцевой стороне архивной тары наименование НО, год образования документов, содержащихся в архивной таре;

- формирует и печатает в 2 (двух) экземплярах Акт приема-передачи партии тар (приложение N 4 к Порядку), подписывает и прикладывает его к партии тар;

- передает тары по Акту приема-передачи партии тар в Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение, в соответствии с Планом-графиком;

- в случае необходимости возврата реестров ф. 103 в Филиал Учреждения, с которым взаимодействие по Плану-графику не осуществляется, запрашивает номер тары, необходимый для комплектования реестров ф. 103 у Филиала Учреждения, комплектует и передает тару с документами средствами АИС "Налог-3", направляет реестры ф. 103 с двумя подписанным экземплярами Акта приема-передачи партии тар и сопроводительным письмом в Филиал Учреждения заказным или ценным почтовым отправлением.

2.5. Филиал Учреждения, получивший реестры ф. 103 с двумя подписанными экземплярами Акта приема-передачи партии тар, подписывает и возвращает в НО один экземпляр Акта с сопроводительным письмом заказным или ценным почтовым отправлением.

2.6. Филиал Учреждения, осуществивший сканирование документов и разместивший их на хранение по месту осуществления сканирования, выполняет следующие действия:

- формирует с использованием ПК МВиП (процесс "Перемещение тары") Акт приема-передачи для тар, перемещаемых на централизованное хранение (приложение N 5 к Порядку) в 2 (двух) экземплярах и подписывает его;

- непосредственно перед фактической передачей тар для подтверждения отправки тар запускает процесс "Подтверждение отправки тар в другое подразделение";

- передает тары по Акту приема-передачи в Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение документов.

2.7. Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение документов по месту осуществления сканирования, после завершения сканирования размещает тары с документами на хранение (процесс "Размещение тары").

2.8. НО для передачи на централизованное хранение документов, хранение которых в НО осуществляется с использованием ПК МВиП, выполняет действия, аналогичные действиям Филиала Учреждения, указанным в пункте 2.6.