«Пирамида Минто» в деловой письменной коммуникации
Учимся писать легко и понятно
Письменная коммуникация – один из основных способов делового общения. Часто письменные тексты длинны и запутаны, а значит, сложны для восприятия. Если хотите, чтобы вас понимали, используйте для создания текстов «Пирамиду Минто». Это стандарт деловой коммуникации, названный в честь автора – Барбары Минто. Она обнаружила, что текст легко воспринимается лишь в том случае, если он структурирован по принципу пирамиды, на вершине которой – главная идея, а в основании – аргументы и пояснения.
Текст, написанный по принципу пирамиды, содержит три обязательные части: введение, главное утверждение и подтверждающие аргументы. Заметьте, что наше короткое вступление написано по принципу пирамиды Минто. Разберем подробнее, в чем суть этого подхода и как его применить, чтобы написать понятный и лаконичный текст.
Напишите вводную часть.
- Коротко опишите контекст. В описании должны содержаться тезисы, с которыми все согласны.
В первом предложении мы как раз изложили этот тезис. Действительно, написание писем, отчетов, статей, сопроводительных записок, текстов выступлений составляют значительную часть ежедневных рабочих обязанностей. С распространением удаленного формата работы письменная коммуникация стала основным каналом связи.
- Обозначьте проблему. Опишите затруднения и препятствия, которые возникают у людей, когда они действуют в указанном контексте.
Часто ли вам встречались тексты, в которых все понятно после первого прочтения? Вряд ли. Обычно приходится продираться сквозь десятки страниц, выделяя тезисы, выискивая аргументы, распутывая клубки придаточных предложений. Да, это проблема: письменные тексты часто длинны и запутаны, понять их сложно.
- Сформулируйте вопрос. Или сделайте так, чтобы этот вопрос сам возник в голове у читателя.
Хотите ли вы, чтобы вас понимали? Хотите ли вы, чтобы каждая ваша письменная коммуникация достигала поставленной цели? Конечно, да! Как это сделать?
Изложите решение – ключевую идею, содержащую ответ на вопрос, сформулированный во введении. Это главное утверждение, которое вы будете аргументировать. Сразу обозначив способ решения проблемы, вы дадите собеседнику карту с четко проложенным маршрутом. Затем, излагая аргументы, вы уверенно проведете его по маршруту, не давая сбиться с пути. Если же вы начнете с изложения аргументов, заранее не объяснив, почему они взаимосвязаны, велика вероятность, что ваш собеседник придет к другим выводам или вообще не дочитает текст до конца, запутавшись в объяснениях.
Наше решение – «Используйте принцип пирамиды для повышения эффективности коммуникаций».
Приведите подтверждающие аргументы. После того, как вы указали на решение, у читателя возникает желание познакомиться с деталями: уточнить содержание предложения, убедиться, что это решение лучшее из возможных, понять, что надо сделать, чтобы его реализовать, какие ресурсы для этого уже есть и какие потребуются и т.д. Ответы на возможные вопросы должны содержаться на следующем уровне – уровне аргументов. Это и есть пирамида: на вершине – главная идея, далее – подтверждающие идею аргументы, которые следуют из фактов, исследований, мнений авторитетных специалистов, принятых норм, значимых историй. Таким образом формируется вертикальная структура текста, по которой вы ведете читателя, пока все возможные вопросы не будут исчерпаны. При этом читателю вовсе не обязательно соглашаться с вашими аргументами, но вертикальная структура позволит ему понять ход ваших рассуждений полностью.
Требования к структуре пирамиды Барбара Минто сформулировала так <*>:
- Идеи любого уровня пирамиды должны обобщать идеи, сгруппированные ниже.
- Идеи каждой отдельной группы должны быть однотипными, то есть иметь нечто общее.
- Идеи каждой группы должны быть расположены в логической последовательности.
Продолжим объяснять, почему использование принципа пирамиды повысит эффективность ваших коммуникаций. Расположим аргументы в виде пирамиды Минто.
В этом блоге мы пишем короткие статьи. Если бы перед нами стояла задача написать более развернутый текст, то мы бы легко дополнили нашу пирамиду еще одним уровнем пояснений, рассказав, как легко будет составить оглавление текста и оформить его в текстовом редакторе, привели бы ссылки на научные исследования и реальные бизнес-кейсы.
Принцип пирамиды применим для любых текстов – коротких писем, аналитических отчетов, научных статей и докладов. Мы искренне рекомендуем вам начать применять его на практике. Увидите, как вырастет эффективность вашей коммуникации!
<*> Барбара Минто. Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений. Москва, издательство МИФ, 2018.
Документы по теме:
Читайте также: