Учебный проект, практика, стажировка, работа в студенческой или благотворительной организации – везде вам понадобятся навыки удаленной командной работы. В отсутствие живого общения особое внимание следует уделить налаживанию коммуникаций и обеспечению прозрачности рабочих процессов для всех членов команды. Какие инструменты помогут вам в организации работы онлайн?

Видео-встречи

Они должны быть регулярными: раз в неделю, раз в месяц или каждый день – в зависимости от задач, которые решает команда, - запуск проекта, регулярный контроль выполнения задач, брейн-штормы и обсуждения. Готовить встречу нужно заранее: проинформировать участников о времени и вопросах, которые нужно обсудить, установить тайминг, разослать всем участникам материалы для ознакомления. Договоритесь о правилах проведения видео-встреч, например,

• начинаем и заканчиваем точно в установленное время
• включаем камеру
• в один момент говорит только один человек
• если не говоришь – выключаешь микрофон
• котики в кадре разрешены :-)

Безусловно, вам понадобятся и неформальные онлайн-встречи - дни рождения и праздники, показ фотографий из отпуска и просто разговоры «как дела?». Такие встречи позволят наладить взаимопонимание, установить эмоциональную связь друг с другом, почувствовать себя командой.

Общение в почте и мессенджерах

Мессенджеры могут заменить собой непосредственное общение между членами команды. Создавать новые чаты для дела — нормально. Чат для команды, чат для проекта, чат для вопроса. Договоритесь о времени ответа, например, 2 часа. Важные решения и договоренности переносите из чатов в общие документы, чтобы не потерять их в ленте.

Можно ли позвонить, если вопрос очень срочный? Можно ли использовать голосовые сообщения? Можно ли присылать в чат свои гениальные идеи в нерабочее время? Обсудите с командой ваши правила, зафиксируйте их, при необходимости – пересматривайте.

Почту используйте для общения с «внешним миром», для пересылки важных документов, для сообщений, не требующих срочного ответа. Время ответа на электронное письмо обычно 24 часа.

При письменной коммуникации плохо считывается интонация, логическое ударение, эмоции и ирония. Ваша интерпретация текста может не совпасть с авторской: кто-то пишет капслоком «СРОЧНО!», чтобы обратить внимание на срочный вопрос, а вам кажется, что на вас кричат. Восприятие письменной речи сильно зависит от ситуации, настроения, отношения к человеку – автору письма. Помните об этом. Придерживайтесь делового и вежливого стиля. Если что-то смущает, переспросите: «Правильно ли я понял, что…»

Общие инструменты планирования и контроля

При удаленной командной работе очень важно сделать понятными для всех роли, задачи и занятость каждого сотрудника. Общий календарь, в котором каждый член команды обозначает время, когда он будет занят, позволяет назначать встречи без долгих предварительных согласований. Общий планировщик задач, график работы по проекту, таблица распределения ролей в проекте – все эти инструменты позволяют сделать работу каждого понятной для всей команды, грести в одну сторону, избежать ситуации «сломанного телефона». Пробуйте разные программные инструменты, выбирайте те, которые удобны для вашей команды. Выработка привычки ими пользоваться потребует некоторых усилий и инвестиций времени, но довольно скоро вы почувствуете отдачу.

Обратная связь. Критика и благодарность.

При удаленной работе фокус общения часто смещается в сторону постановки задач, обсуждения того, что нужно доделать или переделать. При этом важно не забывать отмечать, что в работе коллеги вам понравилось, благодарить за результат. Говорите прямо и конкретно: «Иван, спасибо тебе за оперативность», «Марина, спасибо, что потратила свое время и объяснила детали, мне это очень помогло». Если вас что-то не устраивает, поговорите об этом как можно раньше, чтобы непонимание не переходило в раздражение и конфликт: «Когда ты делаешь … (то-то и так-то), это влияет на мою работу … (таким образом), а я бы предпочёл … (желаемая модель поведения)». Старайтесь высказываться по конкретной ситуации, не обобщать, критиковать решение, а не человека. Завершая проект, не забудьте устроить праздник и отметить вклад каждого члена команды в общее дело.

Удаленная работа с нами теперь навсегда. Обсуждайте с командой свои правила коммуникации и взаимодействия в онлайне. Ищите инструменты, которые позволят компенсировать отсутствие живого общения. Допиливайте все инструменты под себя. Отказывайтесь от того, что не работает. Прозрачность коммуникаций и процессов позволит вам построить эффективную и успешную команду.

По материалам издательства «МИФ»

Документ КонсультантПлюс по теме: ТК РФ, Глава 49.1. Особенности регулирования труда дистанционных работников

• #команднаяработа
• #работаонлайн
• #какписать
• #деловойэтикет
• #деловаякоммуникация