Научиться использовать основной инструмент тайм-менеджмента – планирование. Грамотное планирование – это умение создавать простой и компактный обзор задач, позволяющий вспоминать о нужных делах в нужное время.

Какой инструмент для этого выбрать? Традиционные бумажные ежедневники, календари и планировщики в гаджетах, стикеры, интеллект-карты или доски? Выбирайте то, что подходит для ваших задач и удобно в использовании лично вам. Главное, задачи должны быть записаны, ведь что не записано, того не существует.

Давайте рассмотрим разные типы задач и подходящие для их фиксации инструменты. Специалисты по тайм-менеджменту выделяют 3 типа задач: жесткие, гибкие и бюджетируемые.

Жесткие задачи привязаны к определенному времени. «Вебинар в 15-00», «Собеседование с работодателем в 18-00» – вот примеры таких задач. Как только время события становится известно, занесите его в электронный календарь или планировщик. Помните о том, что жесткие задачи нельзя планировать вплотную друг к другу, закладывайте резерв времени на непредвиденные обстоятельства.

Гибкие задачи не имеют точного времени исполнения, но именно они больше всего нуждаются в том, чтобы быть правильно записанными. «Оплатить интернет!», «Взять справку из учебной части» – это примеры гибких задач. Какие инструменты можно использовать для фиксации гибких задач?

• Контрольные списки – это обычный перечень задач, например, порядок действий для подачи документов в магистратуру, список вопросов к собеседованию или список канцтоваров к новому учебному году. Контрольный список снижает риск что-то забыть, дает вам программу действий, не сковывая жестким планом, помогает расставить приоритеты. Контрольные списки удобны, если вам нужно поручить кому-то выполнение задачи: список канцтоваров можно переслать тому, кто идет в магазин, а план подготовки к походу – всем членам команды.

  

• Двумерные таблицы удобны для планирования регулярных задач и контроля их выполнения. Например, вы решили раз в неделю смотреть фильм на иностранном языке, два раза в неделю бегать по утрам и каждый день проходить онлайн-урок обучающего курса КонсультантПлюс. Составьте таблицу, как на рисунке, и отмечайте в ней выполнение задач. Такие таблицы помогут и при выполнении скучных, рутинных задач, которые вас не вдохновляют (см. наш материал «Как решать скучные задачи?»).

  

• Интеллект-карты помогают планировать стратегические цели. Вы сможете наглядно представить свое будущее и ключевые области, в которых хотите развиваться. Определите несколько ключевых областей, над которыми будете работать в следующем году: учеба, спорт, хобби, работа. Нарисуйте для них ветки. От каждой ветки нарисуйте любое количество побегов, развивая и конкретизируя каждую область. Разместите свою интеллект-карту на видном месте, чтобы, планируя очередной день или неделю, не забыть зарезервировать время на дела, которые приближают вас к вашим целям.

  

Бюджетируемые задачи – важные объемные задачи, которые требуют определенного ресурса (бюджета) времени, не имеют жесткой привязки к началу исполнения, но, как правило, имеют дедлайн. «Сдать отчет по практике до начала сессии», «Подготовиться к зачету по трудовому праву» – это бюджетируемые задачи. При планировании дня постарайтесь выделить бюджет времени для выполнения такой задачи. Например, если у вас завтра нет занятий в институте, то запланируйте в первой половине дня 2 часа работы над отчетом.

Знания о типах задач помогут вам применять алгоритм жестко-гибкого планирования при составлении планов на день и на неделю.

1. На сетке времени (в ежедневнике или компьютере) отметьте жесткие задачи, для которых уже известно точное время: лекцию, вебинар, поход к врачу. Не планируйте жесткие задачи встык, закладывайте резерв времени на непредвиденные обстоятельства.

2. Составьте список гибких задач без привязки ко времени исполнения. Используйте результато-ориентированные формулировки. Например, «договориться о встрече с Дмитрием», а не «позвонить Дмитрию», «заполнить заявку на стажировку», а не «стажировка».

3. В списке выделите ярким цветом те задачи, которые надо выполнить в первую очередь. Это могут быть задачи, значимые для выполнения других задач, работающие на ваши стратегические цели или, наоборот, неприятные, давно откладываемые.

4. Забюджетируйте время на крупные приоритетные задачи – подпишите к ним примерное количество времени на исполнение. Помните, планировать и бюджетировать более 60-70% рабочего дня – нереалистично!

5. В ходе дня аккуратно вычеркивайте выполненное. Невыполненное помечайте значком к переносу на следующий день.

Выработайте у себя привычку 5–10 минут в конце дня посвящать планированию. План должен давать полный обзор предстоящих задач и дел. Не пытайтесь распланировать все время, закладывайте резерв, чтобы не нервничать, если что-то пойдет не так. Раз в неделю заглядывайте в список своих стратегических целей и бюджетируйте время на выполнение важных задач.

По материалам книг Г. Архангельского

Документ КонсультантПлюс по теме: ТК РФ Раздел VIII. Трудовой распорядок. Дисциплина труда

• #тайм-менеджмент
• #учисьучиться
• #планирование
• #продуктивность
• #обучение
• #учеба
• #делувремя
• #успех