Г. Организация аналитического и синтетического учета в овцеводстве при автоматизированной форме

Г. Организация аналитического и синтетического учета

в овцеводстве при автоматизированной форме

80. В условиях компьютеризации бухгалтерского учета применяемое программное обеспечение должно соответствовать действующей методике учета затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции овцеводства, на что следует обратить внимание при выборе программных продуктов.

81. Для достижения более гарантированного успеха при автоматизации учета необходимо наличие следующих условий:

а) перед переходом на автоматизированную систему на предприятии необходимо иметь хорошо отлаженную систему учета с ручной обработкой информации;

б) выбираемая информационная технология (система) должна удовлетворять следующим требованиям:

- быть адаптируемой, т.е. ее можно приспособить ("привязать") к условиям и специфике деятельности организации и модифицировать, если время от времени меняются как внутренние, так и внешние условия ее функционирования;

- быть хорошо документированной и легкой в исполнении;

- иметь поддержку и сопровождение со стороны местного представительства производителя программ, которые в состоянии профессионально и в срок отвечать на все вопросы пользователя;

в) один из сотрудников организации должен нести полную ответственность за предполагаемый проект;

г) организация должна спланировать свой финансовый бюджет для приобретения необходимых компьютерных и программных средств в соответствии с уровнем ожидаемых результатов.

82. Перевод бухгалтерского учета на автоматизированную форму с одновременным увеличением скорости учетного процесса, обеспечением простоты и доступности при работе с документами должен явиться важным элементом учетной политики овцеводческой организации.

83. Автоматизация учетного процесса производства не только обеспечивает ряд общих преимуществ, но частично изменяет и саму методику бухгалтерского учета. В частности, это проявляется в следующем:

- при внедрении системы автоматизированного документирования, в рамках которой первичный документ создается на машинном носителе (а в случае необходимости - его копия создается на бумажном носителе), появляется возможность одновременно с разработкой документа формировать типовые бухгалтерские записи (проводки), что значительно сокращает учетный процесс и позволяет своевременно создавать необходимые отчеты;

- повышается аналитичность расчетов за счет возможности добавления к отдельным бухгалтерским счетам дополнительных признаков аналитики, в результате чего на этих счетах, кроме учетных данных, могут отражаться плановые или нормативные показатели;

- ускоряется процесс калькулирования за счет одновременного привлечения всего круга статей затрат в единую информационную базу;

- быстрее происходит процесс формирования бухгалтерской отчетности и, следовательно, сокращается отчетный период. Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности по формированию затрат, в случае необходимости, можно формировать по запросу еженедельно, ежедневно. Повышается достоверность и аналитичность отчетности.

84. При внедрении автоматизированной формы бухгалтерского учета выделяют следующие этапы:

- выбор программного продукта. Критериями отбора могут быть: цель автоматизации (полная, частичная), стоимость программного продукта, возможность получения обновлений, возможность настройки (эргономичность), возможность работы в локальной сети, возможность импорта и экспорта данных в смежные учетные модули и другие.

Чтобы сделать правильный выбор, необходимо знать основные показатели потребительского качества программных продуктов. Наиболее важные из их множества, на которые необходимо обратить внимание, следующие: стоимость программы, функциональная полнота, завершенность разработки, быстродействие, уровень требований к комплексу технических средств, возможность перенастройки на новые условия применения, возможность работы в локальной сети, качество предоставляемой поддержки и сервиса, трудоемкость освоения и внедрения, качество пользовательского интерфейса, требования к уровню квалификации пользователя, удобство копирования и вывода информации, наличие и качество средств защиты от несанкционированного доступа, качество документации, возможность импорта и экспорта данных в смежные учетные модули и другие;

- оценка потребностей программы с точки зрения полноты ввода информации о совершенных хозяйственных операциях по участкам учета;

- упорядочение применяемых в организации форм первичной учетной документации в соответствии с их утвержденными в уставном порядке унифицированными и специализированными формами и перечнем входящих документов. Особое внимание при этом обращается на наличие в организации необходимого количества первичных документов, подлежащих машинной обработке;

- проведение внутрихозяйственных мероприятий по внедрению автоматизированной формы учета. При этом решаются такие вопросы, как: уточнение производственной и управленческой структур организации; централизация бухгалтерии; оптимизация участков бухгалтерского учета; разработка (уточнение) должностных инструкций работников бухгалтерии; разработка нового применительно к условиям автоматизированной обработки информации документооборота, включая графики сдачи производственными структурными подразделениями и службами организации первичных документов в бухгалтерию; разработка и утверждение проектов справочников (подразделения, места хранения, виды деятельности, статьи затрат и т.д.), который определяет уровень детализации информации в регистрах (выходные формы). Для разработки этого должны быть привлечены не только работники бухгалтерии, но и руководители, специалисты, так как именно они будут являться пользователями учетной информации;

- приобретение и установка программного продукта. На данном этапе организация должна определить: вид программного продукта; версию программного продукта (локальная или сетевая); количество дополнительных "рабочих мест" (если версия сетевая); как будет осуществляться сопровождение программного продукта (частота обновления, настройка);

- обучение учетного персонала. Для этого рекомендуется: сформировать "учебную" базу данных, в которую необходимо внести константные значения справочной информации и заполнить все группы справочников в соответствии с утвержденным проектом; распределить обязанности в бухгалтерии в соответствии с утвержденными должностными инструкциями, обеспечив сотрудников автоматизированным рабочим местом (АРМ); организовать поэтапный переход на автоматизированную систему обработки данных (учет кассовых и банковских операций, расчеты, заработная плата, материалы, основные средства и т.д.). Одновременно с этапами освоения программы следует провести обучение сотрудников в центрах, которые проводят семинары по данной тематике.

Переход на полную автоматизацию участка учета можно осуществлять только при полной уверенности в возможностях программы формировать достоверную информацию;

- эксплуатация программного продукта. Необходимо предусмотреть порядок обновления версий программы, настройки. Особое внимание следует уделить защите информации. Для этого следует авторизовать доступы, защитить их паролями, разграничить полномочия пользователей в соответствии с их обязанностями, кроме того обеспечить резервное копирование и хранение базы данных.

Рекомендуется определить перечень регистров (отчетов, ведомостей, карточек), период формирования, порядок группировки информации в них и т.д., которые подлежат обязательному выводу на бумажные носители.

85. В качестве объектов аналитического учета по счетам затрат в условиях автоматизации выступают такие виды продукции, работ и услуг, которые рекомендуется применять и при журнально-ордерной форме учета (см. подраздел "Б" раздела 3 настоящих Методических рекомендаций).