5.1. Приобретение и учет горюче-смазочных материалов за наличный расчет

5.1. Приобретение и учет горюче-смазочных материалов

за наличный расчет

34. Горюче-смазочные материалы, реализуемые на автозаправочных станциях (АЗС) и других объектах аналогичного назначения за наличный расчет, приобретаются водителями за счет полученных под отчет наличных денежных средств (талонов, чеков, купонов и т.п.).

35. Водитель, как правило, самостоятельно определяет АЗС, на которых осуществляет приобретение топлива и смазочных материалов исходя из условий выполнения маршрутного (производственного) задания.

При необходимости водителю в составе производственного задания могут быть указаны пункты (АЗС) заправки. Это следует производить при работе на маршрутах в междугороднем, или межобластном сообщении, если с определенными АЗС имеется соглашение о заправке автомобилей организации на условиях безналичной или иной оплаты. Пункты заправки/адрес местонахождения, примерная схема проезда, режим работы, телефон и пр./сообщаются диспетчером устно или указываются в путевом листе либо на отдельном листке.

36. Сумму наличных денежных средств для приобретения моторного топлива, которая подлежит выдаче водителям под отчет, рекомендуется устанавливать равной по величине стоимости расхода топлива на выполнение производственного задания (с учетом предполагаемого дополнительного пробега, связанного с загрузкой в обратном направлении и т.п.).

Стоимость средненедельного расхода топлива определяется по каждому автомобилю или по группе автомобилей одной модели, модификации), выполняющих перевозки по сходным маршрутам, исходя из:

- среднесуточного пробега подвижного состава, планового объема транспортной работы, продолжительности работы спецоборудования и других показателей производственного задания;

- утвержденных в организации линейных норм расхода топлива на пробег и транспортную работу, дополнительных норм расхода на работу спецоборудования, установленного на автомобиле (прицепе). Могут применяться также маршрутные нормы расхода топлива или укрупненные нормы расхода топлива на единицу транспортной работы (тонно-километр, поездка с грузом, доставка партии груза и пр.);

- действующих цен на топливо в данной местности или в территориях маршрута следования;

- количества рабочих дней в неделе согласно принятому в организации положении.

Приобретение водителем смазочных материалов на АЗС за наличный расчет производится по письменному разрешению должностного лица, отвечающего за эксплуатацию подвижного состава (или техническое обслуживание и ремонт). В разрешении указывается марка смазочных материалов и их количество для приобретения. Бухгалтерия организации определяет стоимость смазочных материалов и включает в платежную ведомость соответствующую сумму денежных средств для выдачи под отчет водителю.

37. Организация устанавливает график выдачи денежных средств на приобретение топлива и смазочных материалов под отчет водителям. Выдача денежных средств под отчет производится накануне каждого рейса. На каждый рабочий день недели бухгалтерией оформляется платежная ведомость на выдачу денежных средств под отчет для соответствующей группы водителей по графику. В указанную платежную ведомость вносятся также суммы под отчет водителям, убывающим в ближайшие сутки в междугородние рейсы.

Платежная ведомость подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.

38. Водители при приобретении горюче-смазочных материалов на АЗС обязаны получить кассовый чек, в котором указывается дата приобретения, марка топлива или смазочного материала, количество отпущенного и общая стоимость. В случаях, когда кассовые чеки не выдаются, водитель обязан получить при приобретении топлива или смазочных материалов иной документ (справку, квитанцию, накладную), имеющий приведенные выше данные, а также реквизиты продавца и заверенный подписью и штампом (печатью) организации, осуществившей отпуск указанных материалов.

39. По каждому водителю ведется учет выданных ему под отчет денежных средств. Для этого используется Карточка учета приобретения горюче-смазочных материалов водителем (по форме согласно приложению N).

В указанную карточку заносятся данные о выдаче под отчет водителю денежных средств (по видам: наличные деньги, талоны, чеки и т.п.), данные о фактическом приобретении топлива и смазочных материалов, подтвержденные документально, текущий остаток подотчетной суммы у водителя. Данные о выдаче подотчетных сумм и приобретении горюче-смазочных материалов заносятся по мере возникновения, а остатки подотчетных сумм рассчитываются еженедельно согласованно с графиком выдачи денежных средств по водителей, с тем чтобы своевременно осуществлять корректировку сумм последующих выдач под отчет денежных средств.

По окончании каждого календарного месяца по каждому водителю составляется отчет об использовании полученных для приобретения топлива и смазочных материалов денежных средств. Отчет в обязательном порядке составляется при возвращении из длительных командировок, при постановке закрепленного за водителем автомобиля в длительный ремонт, при уходе в отпуск, увольнении, переводе на другое место работы. По итогам указанного отчета водители должны возвратить в кассу организации остатки подотчетных денежных средств либо производится удержание из заработной платы. В случае если стоимость фактически приобретенного топлива и смазочных материалов, подтвержденная документально, превышает сумму выданных под отчет денежных средств, то водителю возмещается сумма указанного превышения. Допускается зачет величины остатка подотчетной суммы при выдаче средств под отчет в следующем месяце, за исключением случаев ухода водителя в отпуск, увольнения, командировок в другую местность, длительных простоев в ремонте, переводе на другое место работы на данном предприятии.

При приобретении ГСМ за наличный расчет необходимо соблюдать следующие правила.

Руководитель организации издает приказ, в котором определяет круг лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет на приобретение. В этом приказе должны быть установлены сроки представления в бухгалтерию авансовых отчетов. К авансовому отчету прилагаются чеки контрольно-кассовой техники, выдаваемые АЗС. Кассовый чек должен содержать следующие данные:

- наименование организации-продавца (АЗС);

- ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) организации-продавца;

- номер кассового аппарата;

- номер и дату выдачи чека;

- стоимость ГСМ с учетом НДС. В некоторых регионах для АЗС введен единый налог на вмененный доход. В таких случаях стоимость ГСМ не включает в себя НДС;

- марку, количество ГСМ и цену за единицу. Эти реквизиты не являются обязательными для чека контрольно-кассового аппарата. Однако большинство АЗС в настоящее время выдают именно такие чеки. Если в чеке нет указанных реквизитов, то АЗС должно выдать товарный чек.

Бухгалтерия на основании авансового отчета приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. Аналитический учет ГСМ ведется по материально ответственным лицам - водителям автотранспорта. НДС из стоимости ГСМ материалов расчетным путем не выделяется. Это связано с тем, что для АЗС продажа ГСМ с выдачей чека контрольно-кассового аппарата является розничной торговлей, а главой 21 НК РФ не предусмотрено принятие к налоговому вычету сумм НДС, выделенных расчетным путем из указанных чеков.

Поступление ГСМ записывается в карточку учета материалов (типовая форма N М-17). В организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания указанных материалов, которая утверждается приказом руководителя организации в рамках ее учетной политики.

В бухгалтерском учете на основании авансового отчета делается запись:

Дебет 10-4 "Топливо" (аналитический счет или субсчет второго порядка: "Горюче-смазочные материалы в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей") - Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

40. Оперативный учет расхода горюче-смазочных материалов осуществляется в порядке, изложенном в разделе 4 настоящих Рекомендаций, а материальное стимулирование за экономию и удержания за перерасход топлива и смазочных материалов против действующих в организации норм расхода осуществляется в соответствии с принятыми положениями по оплате труда соответствующих работников. Бухгалтерский учет ведется в соответствии с порядком учета расчетов с подотчетными лицами.