Осуществление учета. Ведение учетных дел

100. Территориальный орган ФМС России ведет учет иностранных граждан, получивших разрешение либо которым было отказано в его выдаче, в виде электронных баз данных и картотек, которые регистрируются по журналу учета журналов и картотек.

101. Картотечный учет иностранных граждан ведется территориальными органами ФМС России по учетным карточкам размером 148 x 210 мм установленной формы (приложение N 12 Административного регламента).

В подразделениях, где иностранные граждане зарегистрированы по месту жительства, также ведется указанный картотечный учет.

102. Учетная карточка заполняется после принятия положительного решения по заявлению о выдаче разрешения на каждого иностранного гражданина, а также на указанных в заявлении несовершеннолетних детей, получивших разрешение. При этом в учетные карточки родителей либо других законных представителей, получивших разрешение, вносятся сведения о несовершеннолетних детях, указанных в заявлениях. В учетные карточки детей вносятся сведения об их родителях либо других законных представителях.

При изменении места временного проживания, фамилии и/или имени, выдаче нового документа, удостоверяющего личность, заводится новая учетная карточка, а ранее оформленная приобщается к учетному делу.

Учетные карточки помещаются в алфавитную картотеку на срок действия разрешения.

Учетная карточка иностранного гражданина, получившего вид на жительство, приобщается к учетному делу.

Учетная карточка иностранного гражданина, у которого истек срок действия разрешения, или разрешение которого аннулировано, или приобретшего гражданство Российской Федерации, или умершего, приобщается к учетному делу и помещается в архив до истечения срока хранения.

В случае изменения места временного проживания вне пределов субъекта Российской Федерации, где иностранный гражданин состоит на учете, учетная карточка, находящаяся в структурном подразделении территориального органа ФМС России, уничтожается после снятия иностранного гражданина с регистрации по месту жительства.

При изменении фамилии и/или имени, отчества, даты и места рождения, гражданства, выдаче нового документа, удостоверяющего личность, заполняется новая учетная карточка, а ранее имевшаяся приобщается к вновь оформленной.

103. Сведения о выданных, аннулированных, восстановленных, утраченных разрешениях и о результатах рассмотрения заявлений о событиях, связанных с выдачей, отказом в выдаче, аннулированием разрешений, в установленном порядке передаются для загрузки в государственную информационную систему миграционного учета (ГИСМУ). До создания ГИСМУ информация передается в Центральный банк данных по учету иностранных граждан, временно пребывающих и временно или постоянно проживающих в Российской Федерации, в том числе участников Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в Российскую Федерацию соотечественников, проживающих за рубежом, на региональный уровень с последующей передачей на федеральный уровень.

104. Учетное дело на иностранного гражданина, обратившегося с заявлением о выдаче разрешения, формируется территориальным органом ФМС России. Дело регистрируется по журналу учета дел временно проживающих иностранных граждан (приложение N 13 Административного регламента). Номер дела проставляется на учетной карточке, предусмотренной пунктом 101 Административного регламента.

Учетные дела иностранных граждан, получивших разрешение, ведутся территориальными органами ФМС России.

Учетное дело иностранного гражданина, в отношении которого принято решение об отказе в выдаче разрешения, об аннулировании ранее выданного разрешения, о приеме в гражданство Российской Федерации, а также умерших передается в архив территориального органа ФМС России.

105. Все подшитые в учетное дело документы нумеруются полистно. По окончании дела (тома) на специальном подшитом в конце дела (тома) листе указываются данные о количестве листов в деле (томе).

Итоговые записи заверяются должностным лицом, оформившим дело (том).

106. Журнал учета дел временно проживающих иностранных граждан подлежит регистрации в подразделении делопроизводства и режима (секретариате, канцелярии) территориального органа ФМС России и ведется до его окончания за присвоенным номером без ежегодной перерегистрации. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны. На последнем листе журнала производится заверительная запись сотрудника (работника) подразделения делопроизводства и режима (секретариата, канцелярии) территориального органа ФМС России о количестве опечатанных в журнале листов.

Записи в журнале производятся чернилами или шариковой ручкой. Запрещается делать подчистки, а также исправления с использованием корректирующей жидкости. Допущенные ошибки исправляются путем зачеркивания неправильной записи и внесения новой, которая оговаривается и заверяется подписью лица, ответственного за ведение журнала, с проставлением даты исправления.

107. Архивные учетные дела иностранных граждан, получивших отказ в выдаче разрешения, либо которым ранее выданное разрешение было аннулировано, либо срок действия которого истек, в отношении которых принято решение о приеме в гражданство Российской Федерации или отказано в выдаче вида на жительство, хранятся в течение пяти лет со дня принятия решения.

108. Уничтожение архивных учетных дел производится комиссией территориального органа ФМС России в установленном порядке.