6.2 Политика

Политику управления документами следует разрабатывать, документировать и внедрять. Политика должна быть основана на деловых целях и поддерживаться правилами или процедурами управления документами.

Разработка политики должна быть основана на понимании деловой среды (см. 7.3), а также требований к документам, относящимся к сфере применения политики (см. 7.4).

Целью разработки и внедрения политики управления документами должно быть создание, ввод в систему и управление аутентичными, достоверными, пригодными для использования, целостными документами, поддерживающими ведение деловой деятельности до тех пор, пока это необходимо.

Политика должна включать в себя область применения (например, на какой(ие) конкретный(е) аспект(ы) управления документами она распространяется), применимые стандарты и требования к аудиту, а также деловую деятельность, которую она охватывает.

Политика должна учитывать необходимые действия в случае прекращения деловых процессов. В зависимости от конкретной ситуации она может включать прекращение эксплуатации документных систем и распределение ресурсов для обеспечения миграции (см. 9.8) и отбора документов для передачи на хранение или уничтожение (см. 9.9).

Политика должна определять, в каких случаях законы, постановления, стандарты, другие нормативные и методические документы и передовые практические методы влияют на процессы создания, ввода в систему или управления документами.

Политика должна быть утверждена на соответствующем уровне принятия решений и опубликована в организации и при необходимости вне организации. Необходимо распределить ответственность и обеспечить соблюдение политики (см. 6.3).

Политику следует регулярно пересматривать с целью отражения текущих деловых потребностей. В политике должны быть указаны временные рамки по ее пересмотру, а также должно быть установлено лицо, которое несет ответственность за пересмотр. Отмененная политика является документом, который должен сохраняться и управляться, как установлено в отношении подобного рода документов.