Минюстом России вводятся новые Правила нотариального делопроизводства, устанавливающие, в том числе, особенности работы нотариусами с электронными документами.

Нотариусом принимаются, создаются и используются электронные документы:

- исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;

- полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях.

Регистрации подлежат все получаемые нотариусом электронные документы, связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки.

Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с Правилами и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением собственноручной подписи нотариуса и оттиска печати с воспроизведением Государственного герба РФ. В частности, такие документы заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в соответствии с законодательством РФ и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на отчуждаемых машинных носителях.

Электронные документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в день их поступления (отправления) в журнале регистрации входящей (исходящей) корреспонденции или в Электронном журнале регистрации входящих (исходящих) электронных документов.

Нотариус в конце каждого рабочего дня подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью Электронный журнал регистрации входящих (исходящих) электронных документов.

Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование зарегистрированных нотариусом входящих (исходящих) электронных документов и Электронного журнала регистрации входящих (исходящих) электронных документов на переносных электронных носителях. Хранение указанных резервных копий осуществляется нотариусом в местах, исключающих несанкционированный нотариусом доступ к таким копиям.

При наличии электронных документов, которые необходимо приобщить к делу, составленному из документов на бумажном носителе, в дело помещается ссылка на место хранения данного электронного документа, содержащая полное имя файла и уникальный регистрационный номер документа или изготовленная на бумажном носителе копия электронного документа с указанием полного имени файла и места хранения данного электронного документа.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел, которые индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел для аналогичных документов на бумажном носителе, в форматах, установленных законодательством РФ.

Утрачивает силу Приказ Минюста РФ от 19.11.2009 N 403 "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства"

(Приказ Минюста России от 16.04.2014 N 78 "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства")