Хранение обращений и материалов, связанных с их рассмотрением

169. Каждое письменное обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению, исполнителем формируются и сшиваются в отдельный материал в следующей последовательности:

титульный лист;

опись документов, находящихся в материале по письменному обращению;

лист резолюций по письменному обращению;

письменное обращение, приложения к нему (если они имеются), конверт;

материалы проверки по письменному обращению (если она проводилась), а также (если имеются) копии промежуточных ответов автору, рапорт о продлении срока рассмотрения;

заключение по результатам рассмотрения обращения;

копия ответа автору обращения.

Листы в материале нумеруются карандашом в правом верхнем углу, прошитый материал опечатывается в соответствии с правилами делопроизводства.

170. При необходимости направления или возврата самого обращения после его рассмотрения в другие государственные органы, органы местного самоуправления или другому должностному лицу в материал по письменному обращению подшивается его копия (без приложения), а также копии сопроводительного документа и ответа автору. В учетную форму вносятся соответствующие сведения.

171. Запрещается расшивать законченный производством и списанный в дело материал по письменному обращению, а также изымать из него какие-либо документы.

172. Материалы по письменным обращениям граждан формируются в отдельных номенклатурных делах, где они не сшиваются между собой, располагаются в хронологическом порядке исходя из даты их списания или по регистрационным номерам. Опись к делу должна содержать следующие графы: фамилия автора обращения; регистрационный номер обращения; количество листов в материале по письменному обращению; отметка о движении материала. При передаче дел в подразделение специальных фондов имеющиеся в нем материалы сшиваются.

173. При частом изъятии из дел материалов по письменным обращениям допускается ведение Журнала учета движения материалов по письменным обращениям граждан (приложение N 6 к Административному регламенту). Указанный журнал оформляется и ведется по правилам делопроизводства.

174. Допускается формирование отдельных номенклатурных дел по предложениям, заявлениям или по направлениям оперативно-служебной деятельности, а также по типам жалоб: коллективным, повторным, многократным, анонимным, некорректным по содержанию или изложению, по исковым заявлениям, с материалами, связанными с их рассмотрением (исполнением судебных решений) или имеющими гриф "секретно".

175. В учетную форму вносятся сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения. При изъятии материала по письменному обращению из дела в описи проставляются отметки о движении материала.

176. С разрешения руководителя подразделения делопроизводства допускается направление материалов по письменным обращениям, их копий или копий отдельных документов в другие подразделения системы МВД России, государственные органы, органы местного самоуправления.

177. Сотрудникам подразделений делопроизводства запрещается принимать на хранение нерассмотренные письменные обращения, без отметки руководителя "В дело N ___" на заключении или копии ответа, а также материал, не соответствующий требованиям пункта 169 Административного регламента.

178. Запрещается хранение материалов по рассмотренным письменным обращениям у исполнителей. В исключительных случаях в связи с осуществлением дополнительного контроля по распоряжению руководителя органа внутренних дел или его заместителя допускается их хранение у уполномоченного на то должностного лица, с обязательной отметкой об этом в описи материалов, находящихся в деле.

179. Член общественного совета имеет право с письменного согласия гражданина на ознакомление с обращением о нарушении его прав, свобод и законных интересов сотрудниками органов внутренних дел, а также с результатами их рассмотрения, если это не противоречит законодательству Российской Федерации.

Об ознакомлении делается соответствующая отметка в учетной форме. Разрешение гражданина, данное члену общественного совета, приобщается к материалу по обращению гражданина.